كيفية عمل اجتماع أون لاين ناجح وفعال من خلال أفضل 16 برنامج 2021

من المهم أن تبقى على اتصال دائم مع فريق العمل أو زملائك لمواصلة العمل في الظروف المختلفة.

فإحصائيات الاجتماعات في الولايات المتحدة فقط تفيد بإجراء 11 مليون اجتماع في اليوم الواحد.

لذلك في هذا المقال ستعرف كيفية عمل اجتماع أون لاين من خلال 17 خدمة مميزة توفر عليك الوقت والمال وتساعدك على القيام بالاجتماعات عن بعد مع أي عدد من الأشخاص بسهولة وفعالية.

لذلك تابع القراءة ...

كيفية عمل اجتماع أون لاين ناجح وفعال من خلال أفضل 16 برنامج 2021

أهمية عمل اجتماع أون لاين:

حالياً وبعد أزمة كورونا العالمية أصبح من الصعب عمل اجتماع في مقر العمل، ونظراً لأهمية وضرورة عقد اجتماعات العمل بشكل دوري أصبح الأون لاين هو الحل الوحيد والأمثل أيضاً.

مميزات إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت:

- التوفير في الوقت والجهد والتحضير وغيرها من الأمور المرهقة التي يتطلبها الاجتماع العادي.

- يمكن إجراء الاجتماعات عن بعد من أي مكان من خلال تطبيقات الهواتف الذكية أو الكمبيوتر طالما يوجد اتصال مستقر بالإنترنت.

- لا يتطلب حضور الاجتماع للأناقة في الملبس بقدر التحضير الجيد للاجتماع على عكس الاجتماعات العادية.

- يمكن تسجيل الاجتماع كفيديو يمكن الرجوع إليه بسهولة.

- توجد برامج ومواقع مجانية متخصصة في إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت للأفراد والشركات الصغيرة والكبيرة مع توفير ميزات كثيرة تجعل وقت الاجتماع أكثر فعالية.

- إذا كنت تعمل في مواقع العمل الحر فاستخدام الاجتماعات عبر النت يعتبر أفضل وسيلة للتواصل مع العملاء.

- وكذلك إذا كان لديك عمل أون لاين ولديك موظفين وليس لديك مقر للعمل، فمن الأفضل التواصل مع موظفيك وشرح ما تريد لهم والتخطيط للعمل من خلال البرامج التي سنذكرها.

كيفية عمل اجتماع أون لاين:

تتم الاجتماعات عبر الإنترنت من خلال برمجيات (برامج ومواقع) متخصصة في ذلك، ومن أشهر تلك البرمجيات في وطننا العربي هو موقع زووم zoom.

وبالرغم من أننا سنشرح طريقة عمل اجتماع أون لاين عبر برنامج زووم، إلا أننا ذكرنا 15 برنامج (أو موقع) آخر متخصص في عقد الاجتماعات أونلاين.

ما هي برامج عقد الاجتماعات عن بعد (أون لاين):

هي برامج (أو مواقع) تسمح لعدد من الأشخاص التواصل مع بعضهم في نفس الوقت بالصوت والصورة من خلال شبكة الإنترنت، وذلك من خلال ما يعرف بالغرفة الإلكترونية.

وتمتاز بعض هذه البرامج بإتاحتها لعدد كبير للانضمام للاجتماع قد يصل إلى 100 أو أكثر.

كما تتميز بعض برامج عقد الاجتماعات بوجود سبورة أو ما يشبهها لشرح ما يتم مناقشته خلال الاجتماع.

وبرامج عمل الاجتماعات أونلاين لها 3 أشكال تسهل على المستخدمين إجراء الاجتماعات، وهي:

- برامج على الكمبيوتر.

- مواقع على الإنترنت.

- تطبيقات للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية تعمل بنظامي الأندرويد والـ ios.

أفضل برامج الاجتماعات الافتراضية على الإنترنت:

1- برنامج زووم:

يعتبر من أشهر وأسهل برامج عمل الاجتماعات ولقاءات العمل أون لاين، ويمتاز بسهولة استخدامه وعضويته المجانية المميزة للغاية.

مميزات برنامج زووم:

- مجاني تماماً إلا بعض المميزات المدفوعة وأغلب المستخدمين لا يحتاجونها.

- متاح للبرنامج نسخة لأجهزة الأندرويد والآيفون، ويعتبر من أفضل تطبيقات الاجتماع عبر الإنترنت على الهاتف.

- يتيح انضمام حتى 100 شخص في غرفة الاجتماع الواحدة.

- يتم تسجيل الاجتماع وتخزينه كفيديو أو صوت فقط للرجوع إليه.

- يتميز البرنامج بجودة الصوت والصورة حتى مع ضعف شبكة الإنترنت.

- العضوية المجانية تتيح 40 دقيقة كحد أقصى لوقت الاجتماع، والعضوية المدفوعة تتيح وقتاً غير محدوداً للاجتماعات.

- كما تتوفر بالبرنامج إمكانيات كثيرة للتحكم وتحقيق الاستفادة القصوى من الاجتماع كالسبورة أو الـ whiteboard وإمكانية مشاركة شاشات أعضاء الاجتماع سواء كانت شاشات هواتف أو كمبيوتر أو غيرها.

2- GoToMeeting:

موقع متخصص في عقد الاجتماعات عبر الإنترنت مع توفير جودة عالية للصوت والصورة وثبات اتصال الإنترنت أثناء الاجتماع، ويتوفر منه نسخة لجهاز الكمبيوتر ونسخة للهواتف الذكية بنظام الأندرويد والـ ios.

من مميزات الموقع:

- المشاركة في الاجتماع دون الحاجة لإنشاء حساب به، فقط يعطيك منشيء الاجتماع كوداً خاصاً بغرفة الاجتماع لتدخل من خلاله.

- إمكانية مشاركة شاشات المشاركين للشرح أو لعرض شيء ما.

- يمكن التحدث مع أحد المشاركين في الاجتماع دون أن يستمع الآخرين لما يدور بينكما.

- الحصول على إشعارات تخبرك باقتراب موعد الاجتماع.

3- Microsoft Teams:

لا يعتبر هذا البرنامج مخصص لعقد الاجتماعات عبر الإنترنت بقدر ما هو مخصص لتسهيل التواصل بين فِرَق العمل لزيادة الإنتاجية.

لكن هذا لا يعني أنه لا يمكن إجراء الاجتماعات عن بُعد من خلاله، بل هو من مميزاته القوية.

ومن مميزات البرنامج أنه يتكامل مع برامج حزمة الأوفيس 365 مما يزيد من إنتاجية العمل وسهولته، ويتوفر البرنامج بنسخة مجانية وأخرى مدفوعة بعدد أكبر من المزايا.

4- Google Meet:

إحدى خدمات جوجل المميزة التي يقدمها للمؤسسات وفِرَق العمل، حيث تتيح الخدمة إجراء الاجتماعات الافتراضية على الإنترنت بشكل مجاني لمدة 60 دقيقة كحد أقصى لوقت الاجتماع.

ومن مميزات الخدمة:

- إمكانية ضم 100 شخص كحد أقصى للاجتماع أونلاين.

- سهولة انضمام المشاركين من خلال رابط مخصص للاجتماع.

- تقوم الخدمة بتشفير الفيديوهات والتسجيلات لحمايتها، كما يتميز بمستوى أمان عالٍ جداً.

5- ClickMeeting:

يعتبر واحداً من أقوى خدمات إجراء الاجتماعات وتنظيمها أونلاين بدءاً من التحضير حتى العروض التقديمية ومشاركة الشاشة.

هذه الخدمة متاحة لكافة الأجهزة والأنظمة، وهي مجانية لمدة 30 يوماً فقط وتسمح بحضور حتى 20 شخصاً في الاجتماع، ثم يمكنك الاشتراك بإحدى الباقات الشهرية التي تبدأ من 25$ وتزيد مع احتياجاتك.

6- U Meeting:

خدمة مميزة لأصحاب الأعمال والتعليم عن بُعد، وتتميز بإمكانية ضم حتى 25 مشارك بشكل مجاني، لكن من عيوب الاشتراك المجاني أن مدة الاجتماع 30 دقيقة فقط.

لكن هذا العيب لن يجعلنا نغفل عن أهم ميزة للخدمة وهي الأسعار المنخفضة مقارنة بالخدمات الأخرى.

فإذا اشتركت في باقة U Meeting Pro 100 واخترت الدفع السنوي وليس الشهري ستجد أنك تدفع فقط 12.5$ في الشهر مقابل إجراء مقابلات واجتماعات عمل تصل مدتها إلى 24 ساعة للاجتماع الواحد بإمكانية ضم حتى 100 مشارك، هذا غير الحصول على خصم 10$ عند تجديد الاشتراك.

7- Bluejeans Meetings:

على الرغم من عدم مجانية هذه الخدمة إلا أنها تمتلك مميزات كثيرة تتفوق على أسعارها التي تبدأ من 9.99$ شهرياً إذا اخترت الدفع السنوي.

على سبيل المثال يمكنك استخدام ميزة المقابلات الذكية التي يوفرها الموقع، وقبول حتى 50 مشارك في الاجتماع الواحد، وإجراء الاجتماعات عبر المتصفحات والأجهزة المختلفة سواء كمبيوتر أو هاتف أو جهاز لوحي.

8- Lifesize:

تقدم هذه الخدمة 4 باقات مختلفة لتناسب الأفراد وأصحاب الأعمال.

حيث الباقة الأولى مجانية ومخصصة للأفراد بإمكانية قبول 10 مشاركين كحد أقصى للاجتماع الواحد بدون حد أقصى لمدة الاجتماعات.

وفي الباقة الثانية ذات الاشتراك الشهري 12.5$ يمكنك ضم حتى 100 مشارك في الاجتماع الواحد مع أخذ مميزات أكثر من الباقة المجانية.

وتتوفر من الخدمة نسخة للكمبيوتر ونسخة للهواتف الذكية.

9- Skype For Business:

يتميز سكايب للأعمال بتقديم خدمة عقد الاجتماعات عبر الإنترنت لعدد 20 شخصاً للاشتراك المجاني، وفي الاشتراك المدفوع يمكنك ضم حتى 250 شخصاً في الاجتماع الواحد.

ومن مميزات البرنامج جودة الصوت والصورة وسبورة الشرح ومشاركة الشاشة وتخزين فيديوهات الاجتماعات لمدة شهر كامل وغيرها الكثير من المميزات الفريدة.

10- Zoho Meeting:

التدريب، البيع، الشرح المباشر، الدعم الفني، وغيرها من الأمور التي تستطيع القيام بها عبر هذه الخدمة المميزة بأسعار مناسبة للغاية.

فبـ 8 دولار فقط في الشهر يمكنك عقد اجتماعاتك أونلاين مع قبول حتى 100 مشارك، مع مميزات كثيرة تساعد على الفعالية وتحقيق أقصى استفادة من الاجتماع.

11- Cisco Webex Meetings:

يتم عقد 25 مليار اجتماع شهرياً باستخدام هذه الخدمة، مما يعني أنها ذات جودة وأداء مميزين.

وتتاح الخدمة لأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية بأنواعها بمميزات جيدة وأسعار تبدأ من 13.5$ شهرياً مع توفير 30 يوماً كفترة تجريبية للخدمة ومميزاتها.

12- منصة Join.me:

"إجراء الاجتماعات مع مشاركة شاشة العمل مع الفريق حتى يكون الإنجاز أسرع وأسهل" هذا ما تقدمه لك هذه المنصة الرائعة بأسعار جيدة.

حيث تبدأ أسعارها من 10$ لعدد 5 مشاركين في الاجتماع حتى 30$ لعدد 250 مشاركاً مع مساحة 1000 جيجا بايت لتخزين الاجتماعات.

13- Adobe Connect:

على الرغم من أن منتجات شركة أدوبي مميزة وتستحق أثمانها حتى وإن كانت مرتفعة قليلاً، إلا أن هذا المنتج تحديداً يعتبر ذو سعر عالٍ مقارنة بمنافسيه في السوق.

فسعر الباقة الشهرية المخصصة لإجراء الاجتماعات هو 50$ تسمح لعدد 25 مشاركاً فقط.

لكن في العموم منتجات شركة أدوبي تكون موجهة لفئة من الناس تريد أموراً متقدمة وجودة عالية جداً، فإن كنت من هذه الفئة وعدد المشاركين 25 أو أقل فهذا المنتج جيد لك.

14- Highfive:

إذا كان عدد فريق عملك 40 أو أقل فالخطة الابتدائية لهذا الموقع ذات الـ 9.99$ تناسبك جداً.

خاصة أنه لا يوجد حد أقصى لعدد الاجتماعات ولا لمدة الاجتماع، مما يجعل هذا الموقع مميز وتقريباً متفوق عن باقي الخدمات في هذه الجزئية.

15- Intermedia AnyMeeting:

إلى جانب الخدمة الأساسية للموقع وهي عقد الاجتماعات عبر الفيديو، يوفر الموقع أيضاً أدوات للمساعدة على إنجاز الأعمال التعاونية بين فرق العمل.

للموقع مميزات كثيرة منها عدد الاجتماعات غير المحدود، وإنشاء رابط مخصص للاجتماع لسهولة انضمام المشاركين إليه، وجدولة الاجتماعات ومشاركة الشاشة وغيرها.

16- UberConference (من أفضل تطبيقات الاجتماع عبر الإنترنت على الهاتف):

عبر هذا الموقع تستطيع عمل اجتماع على الإنترنت من أي مكان، لأنه يتيح عقد الاجتماعات عن بعد من خلال المتصفح على أي جهاز أو نظام دون الحاجة لتحميل برنامج أو تطبيق (يتوفر الموقع على شكل تطبيق للهواتف).

في الخطة المجانية للموقع يكون مسموحاً بدخول 10 مشاركين فقط في الاجتماع، و45 دقيقة فقط هي أقصى وقت للاجتماع الواحد، بعكس الخطة المدفوعة التي يصل وقت الاجتماع بها إلى 5 ساعات لعدد مشاركين يصل إلى 100 مشارك.

وتتميز الخطتين بعدد غير محدود للاجتماعات مع تسجيلها، وميزة مشاركة الشاشة، مع تقديم جودة عالية للصوت والصورة.

نصائح حول كيفية عمل اجتماع أون لاين ناجح:

- التخطيط المسبق للاجتماع وكتابة الأهداف المرجوة من عقد الاجتماع وكتابة أهم النقاط التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع.

- من الأفضل قبل عقد الاجتماع أن يكون مع كل أفراد الاجتماع نسخة من مخطط الاجتماع حتى يكون الكل على اطلاع مسبق، وكذلك ليبدأ كل فرد في وضع حلول أو نتائج للمعطيات التي لديه في مخطط الاجتماع.

- تجنب الوقوع في مشاكل فنية من خلال فحص أجهزة الحواسيب التي سيتم من خلالها الاجتماع.

- من المهم أن يكون لدى كل فرد في الاجتماع قدراً كافياً من التركيز من بداية الاجتماع حتى نهايته.

- من المهم أيضاً أن يتم تخصيص وقت لمناقشة كل نقطة أو جزئية في الاجتماع.

- يفضل أن لا يكون وقت الاجتماع طويلاً جداً.

- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع أو تسجيل الاجتماع كفيديو يسهل الرجوع إليه واستخلاص أهم ما ذُكِر فيه.

وختاماً:

سهلت التكنولوجيا والبرمجيات الحديثة على أصحاب المشاريع الأون لاين والأوف لاين أن يقوموا بعقد الاجتماعات عن بعد عبر الفيديو من خلال الإنترنت.

ففي أصعب الأوقات لن يتوقف عملك لسبب أو لآخر، وكما رأيت أن الخيارات كثيرة لعمل اجتماع أون لاين بسهولة ومجاناً كذلك.

فنرجوا أن يكون المقال قد ساعدك على معرفة كيفية عمل اجتماع أون لاين من خلال البرامج والمواقع التي عرضناها.

وفي الأخير ننتظر تعليقك ونتشرف بالرد عليه.