تعريف إدارة الوقت

إدارة الوقت ببساطة هي العملية التي تقوم بها للتحكم في وقتك بشكل كامل وتنجز أعمالك بكفاءة دون تأخير أو تقصير.

وهذه العملية تتضمن التخطيط الفعال ليومك ومراقبتك لكيفية قضاء أوقاتك، وتتضمن التنظيم والترتيب وغيرهما مما يلزم لتوفير أكبر قدر من الوقت لاستغلاله بالشكل الأمثل.

أهمية وفوائد إدارة الوقت

للوقت أهمية كبرى ولإدارته أهمية أكبر وأعظم.

إذ لا يدرك أهمية الوقت إلا مَن لديه الكثير من الأعمال اليومية ويوشك يومه على الانتهاء وما زالت أعماله لم تنتهي.

وعلى النقيض تجد محترفي تضييع الوقت يشتكون من عدم وجود الوقت الكافي لإتمام المهام والأعمال.

وهذا لأنهم لم يفكروا في إدارة أوقاتهم ليستفيدوا بواحدة أو أكثر من الفوائد التالية:

زيادة الإنتاجية والكفاءة

هل مر عليك يوم قضيته بجدية تامة واستغلالٍ لكل دقيقة فيه منذ استيقاظك حتى نومك؟

بالتأكيد إن قضيت يوماً بهذا الشكل فقد لاحظتَ ارتفاع إنتاجيتك في هذا اليوم.

وكذلك تقليل الوقت اللازم لإتمام المهام.

وأيضاً الشعور بالانتصار على اليأس والإحباط واكتساب المزيد من النشاط.

تقليل الضغط في العمل والحياة

تعتبر هذه الفائدة وحدها أهم فوائد إدارة الوقت.

وذلك لأن حياتنا كبشر مليئة بالضغوطات، وللأسف يلجأ بعضنا لإزالة تلك الضغوطات بكل الطرق متناسياً أو مهملاً إدارة وقته.

إدارتك لوقتك لا تزيل عنك الضغوطات فقط، بل تساعدك على أن تفصل بين أوقات العمل وأوقات الراحة.

وأن تقضي كل فترة دون التفكير في الأخرى.

زيادة فرص التطور والتقدم في الحياة

إدارتك السليمة لوقتك ستوفر لك متسعاً كبيراً من الوقت لاكتساب مهارات جديدة، أو لتطوير مهاراتك الحالية.

كما تستطيع أن تقرأ وتكتسب عادات جديدة وتقوم بأنشطة أخرى كثيرة ومتنوعة.

فقط ما تحتاجه: أن تدير وقتك بشكل صحيح وبمنطقية.

اكتساب الثقة بالنفس

كلما أنجزت أكثر خلال يومك كلما زاد تقدير الذات لديك.

ما يترتب على سوء إدارة الوقت (أو تضييع الوقت)

تضييع الوقت الذي هو أغلى شيء يملكه الإنسان يعد شيئاً خطيراً ولا يستهان به.

ولن تجد شخصاً ناجحاً في حياته إلا وهو مهتم بوقته بشكل قد يكون مبالغ فيه للأشخاص العاديين.

لذلك تجد الفاشلين ومُضيِّعي الأوقات تتسم حياتهم بـ:

• الفوضى والعشوائية.
• العمل بغير كفاءة.
• قلة الإنتاجية.
• زيادة الضغط في العمل والحياة.
• قلة العلم والمعرفة.
• الوقوف عند حد معين من المستوى العلمي والمادي لا يمكنهم تجاوزه.

مهارات استثمار وإدارة الوقت

عملية إدارة وتنظيم الوقت بفعالية تحتاج إلى بعض المهارات البسيطة، مثل:

{1} التنظيم

تنظيم حياتك لا يفيد فقط في توفير الوقت وإدارته جيداً.

بل التنظيم يجعل حياتك كلها مرتبة، ويُكسبك نشاطاً وحيوية.

التنظيم المقصود هنا هو تنظيم كل شيء إذا لم يكن منظماً فسيستهلك من وقتك بشكل متكرر.

كتنظيم المكتب والغرفة ومكان العمل والدفاتر والأوراق وملفات الحاسب أو اللاب توب.

ويفضل لكي يكون التنظيم سهلاً للغاية أن تجعل البساطة عنوانك في التصرف والاختيار.

{2} تحديد الأهداف

عليك وضع أهداف واضحة ومحددة بدقة.

وذلك حتى تعرف ما الذي يجب أن تفعله كل يوم ليخدم تلك الأهداف ويحققها.

وبناء على ذلك ستعرف بالضبط ما يجب عليك فعله وما الذي لو فعلته ستضيع وقتك.

{3} إدارة وترتيب الأولويات

بعد تحديد أهدافك ستجد أن لديك مجموعة من المهام.

لكن ليست كلها بنفس الأولوية.

لذلك عليك ترتيب تلك المهام حسب الأولوية.

ولن يكون معيار الترتيب هو الأهمية فقط، بل سيكون معيار ظهور أكبر النتائج هو الأهم للترتيب.

وهذا معناه أن تبدأ يومك أو عملك بالمهام التي يترتب عليها 80% من النتائج.

ويمكنك الاستفادة أيضاً من جدول الأولويات Eisenhower الذي يقوم بتصنيف المهام وفقاً لمعيارين.

هذان المعياران هما: أهمية المهمة، واستعجال القيام بها.

ووفقاً لهذا الجدول فلن تقوم إلا بالمهام الهامة والعاجلة.

مصفوفة الأولويات Eisenhower

{4} التخطيط

التخطيط ليومك وأسبوعك وشهرك هو الخطوة التي تلي تحديد الأهداف وترتيب الأولويات.

إذ بعد تحديد أهداف العام ستخرج بعدد من الأهداف يستلزم كل هدف منهم أن تحقق نتائج محددة كل شهر.

وتحقيق تلك النتائج يعتمد على المهام اليومية التي حددتها ورتبتها طبقاً للمهارة السابقة.

فلا يبقى إذن إلا أن تخطط جيداً لليوم والأسبوع والشهر، بحيث تستطيع تنفيذ تلك المهام دون تقصير.

{5} مهارات التواصل

إحدى مهارات استثمار وإدارة الوقت هي مهارات التواصل الفعال التي تلعب دوراً هاماً في إدارة الوقت.

إذ أن مهارات التواصل ستعزز من فرص وضوح أهدافك وكفاءة تنفيذها لشركائك وموظفيك أو حتى زملائك.

كما أن العلاقات الجيدة بينك وبين المحيطين بك ستدفعك للأمام باستمرار.

{6} التفويض

قد تفكر في أن توكيل المهام إلى أشخاص آخرين ليقوموا بها يعد أمراً مكلفاً مادياً.

لكن بمرور الوقت ستكتشف أنك مخطيء.

حيث أنه كلما زاد تركيزك على المهام التي تؤدي إلى 80% من النتائج، كلما احترفت القيام بتلك المهام.

والاحترافية تعني القيام بالمهام في وقت أقل من المعتاد وبنفس الجودة.

وهذا يعني مزيداً من الوقت للعمل أكثر، وتوفيراً للجهد، فتحقق دخلاً أعلى.

لذلك فكر مرة أخرى في أمر تفويض المهام المستهلكة للوقت أو توكيلها لأشخاص مؤهلين للقيام بها.

لتركز أنت على المهام الرئيسية والتي تشكل نسبة 20% من العمل.

{7} إدارة الضغط

لا تخلو حياة أحد منا من الضغوطات، وإزالة تلك الضغوطات ليس الحل.

لأنها وببساطة شيء أساسي في حياة الناس.

لكن الحكمة في إدارة تلك الضغوطات، بحيث لا تكون عائقاً في مسيرة حياتك.

{8} الحفاظ على معدل التركيز الجيد

من عجائب هذا الزمان أن التركيز فيه قد أصبح عزيزاً جداً.

أي أنه صعباً، وقليل من الناس ممن لديهم التركيز الكافي هم الذين ينجحون في حياتهم ويحققون الإنجازات.

لذلك حافظ على تركيزك، وكما ذكرنا أن للصحة الجيدة دور هام في الحفاظ على التركيز.

{9} الرفض

واحد من أكثر أسباب تضييع الأوقات هو بيع الوقت مجاناً لكل مشتري.

بيع الوقت هنا أقصد به موافقتك على عروض الآخرين.

كل شخص يعرض عليك الخروج معه، أو قضاء وقت ممتع في أي شيء فارغ أو تافه.

هذا الشخص في الحقيقة قد سرق وقتك، ولم يبذل مجهوداً في تلك السرقة، لأنك وافقت عليها بسهولة.

أرأيت عملية سرقة أسهل من تلك؟

لذلك إذا أردت وقتاً كافياً لحياتك الخاصة وعملك وأهدافك، فيجب أن تقول لا لكل ما/مَن يسرق وقتك.

{10} إدارة الذات

في الحقيقة إدارتك لذاتك تعد السر الخفي في إدارة الوقت بفعالية.

وذلك لأن ذاتك هي التي تتحكم في رغباتك وتصرفاتك التي من بينها ما يضيع وقتك ويهدره.

وأيضاً لأن الوقت ثابت وغير قابل للزيادة أو النقصان.

بينما رغباتك وما تقوم به هي أشياء قابلة للنقصان شيئاً فشيئاً حتى تجد أنك تتحرك نحو الإنجاز وما يزال معك وقت للراحة والترفيه.

فالنصيحة هنا: أن تتحكم في رغباتك وتصرفاتك وتركز أكثر على إدارتها، حتى قبل التركيز على إدارة المهام كما ذكرنا.

أسباب الفشل في إدارة الوقت

أتظن أن سوء إدارتك لوقتك يرجع لفشلك؟

بالطبع لا. بل يرجع ذلك إلى الاعتقادات والأخطاء التالية:

لا يوجد متسع من الوقت

من الغريب أن تجد شخصين، الأول منهما يدير شركة كبيرة أو عدة شركات أو مشاريع ولديه الكثير من الأمور اليومية ليقوم بها.

والثاني موظف عادي ويدير أسرته فقط.

الغريب هنا أن الذي يشكو من ضيق الوقت هو الشخص الثاني رغم أن مسؤولياته أقل.

صدقني: حجة أنك ليس لديك الوقت لتدير وقتك فارغة وليست منطقية.

حب الانشغال بغض النظر عن الإنتاجية

أكثر مَن يرتكب هذا الخطأ هم أصحاب الجداول.

تجد الشخص (وخصوصاً الطلاب) يصمم جدولاً ليومه يتضمن الكثير من المهام حتى لا يكاد يجد وقتاً لقضاء حاجته.

وكل هذا فقط ليكون مشغولاً، ظناً منه أن الإنتاجية مرتبطة بكثرة الأعمال.

لكن في الحقيقة وكما قال باريتو في مبدئه: أن 80% من النتائج تأتي بـ 20% من العمل.

لذلك ركز على الفعالية والإنتاجية والمهام الرئيسية المؤدية إلى أغلب النتائج.

كما يجب أن تركز على تخصص واحد فقط تتقنه وتترك باقي المهام (الغير رئيسية وغير متعلقة بتخصصك) لغيرك.

سوء تقدير الوقت اللازم لتنفيذ المهام

بعض المهام والأعمال تستغرق وقتاً يسهل توقعه في العادة، وبناء على ذلك فلا مشكلة عند تنفيذ تلك المهام.

لكن المشكلة في سوء تقدير الأوقات اللازمة لإتمام مهام أخرى.

فلا يعقل تحديد ساعة واحدة فقط للقيام بمهمة تحتاج من التفكير والإبداع والإلهام أكثر من 3 ساعات، كالكتابة أو التصميم أو غيرهما.

وكذلك لا تحدد أوقاتاً كبيرة للمهام التي تأخذ وقتاً قليلاً لإتمامها.

كما عليك أن تراعي عند تحديد أوقات المهام أنك إنسان ولديك حاجات تطرأ عليك.

كالحاجة إلى دخول الخلاء أو الاتصالات الطارئة التي قد تأخذ من وقتك ما لم تحسبه وانقطاع الكهرباء وغيرها من الطواريء.

تهمل إدارة المهام وتركز فقط على إدارة الوقت

يُقصد بإدارة المهام أي التخطيط لها وتنظيمها وترتيبها في الأولوية حسب الأهمية.

فتقوم بالمهام ذات الأهمية الأكبر أولاً.

كما أن التركيز على إدارة المهام أفضل، لأن المهام إلى حد ما تكون محددة ولا تطرأ عليها طواريء بعكس الوقت.

أي أن التحكم في المهام وكيفيتها وتنظيمها وترتيبها أسهل من التحكم في الوقت.

تدير وقتك وفقاً لبرنامج لا يناسبك

ليست كل أساليب وبرامج إدارة الوقت مناسبة للجميع.

وذلك لأن يومك وتقسيم وقتك مختلف عن الآخرين.

فقبل أن تبدأ في إدارة وقتك وفقاً لحل أو برنامج أثبت فعاليته مع شخص آخر.

انظر أولاً هل هذا الحل أو البرنامج يناسبك؟

تقرر أن تكون الراحة بعد إنهاء كل المهام

أحد أشهر الاعتقادات الخاطئة في إدارة الأوقات وتنظيمها هو اعتقاد أنه كلما قلَّت أوقات الراحة.

وانتهت المهام كلها دون فواصل زمنية، فإن ذلك سيعطيك متسعاً من الوقت للراحة.

وهذا خطأ تماماً. إذ إنه من الخطأ أن تعتقد أن إنهاء كل مهامك في أقل وقت سيوفر لك وقتاً أكبر.

لذلك يجب أن تأخذ راحة كل فترة لاستعادة نشاطك للمواصلة.

فأصحاب نظرية كل شيء تلو الآخر دون راحة لا ينجزون بقدر ما يُجهدون أنفسهم.

تتغافل عن الاهتمام بصحتك

أصحاب الإرهاق المزمن يقل تركيزهم جداً، وبالتالي يحتاجون لأوقات أكبر من الأوقات المحددة للقيام بمهام عادية وليست إبداعية.

لذلك عليك أن تحرص على صحتك، وتكف عن بعض العادات المدمرة للصحة مثل: السهر - التدخين - الأكل الغير صحي - وغيرها.

خطوات بسيطة لإدارة الوقت بفعالية

{1} سجل تفاصيل يومك (مع تحديد الأمور التي تستهلك أغلب وقتك دون فائدة منها، ثم إزالتها واحدة تلو الأخرى تدريجياً مع الوقت).

{2} رتب كل ما يخصك، ونظِّم مكتبك وأوراقك وغرفتك وكل شيء في حياتك.

{3} قم بتقدير الأوقات المناسبة للمهام والأعمال.

{4} رتب أولوياتك جيداً وبدقة.

{5} لا تقم بمهمتين في نفس الوقت، فهذا تضييع للوقت.

{6} حدد مواعيد نهائية (ديدلاين) لإنهاء المهام.

{7} استخدم قوالب إدارة الوقت (أغلب الأمور التي نقوم بها باستمرار يتم صناعة قوالب جاهزة للقيام بها).
{8} قم بتقسيم المهام إلى مهام أصغر يسهل القيام بها.

{9} تخلص تدريجياً من كل مصادر الإلهاء والتشتيت وتضييع الوقت.

{10} ابدأ يومك بعد الفجر مباشرة (وتحديداً بعد الانتهاء من أذكار الصباح).

{11} تابع أداءك اليومي باستمرار، وحسِّن فيه دوماً لتصل لأعلى مستوى من الإنتاجية.

عوائق تطبيق مهارات استثمار وإدارة الوقت

{+} المماطلة والتأجيل.

{+} عدم الجدية.

{+} الجمود وعدم التحلي بالمرونة.

{+} الرغبة في المثالية.

{+} اعتقادك أن مَن يدير وقته جيداً أفضل منك أو أنه شخص خارق.

تطبيقات وأدوات إدارة الوقت والمهام

إحدى وسائل إدارة الوقت والمهام وتنظيمهما هي التكنولوجيا.

لذلك هذه قائمة تضم أفضل التطبيقات والأدوات لإدارة وتنظيم الوقت والمهام.

والتي بعضها مواقع ويب ذات نسخة لهواتف الأندرويد والآيفون، وبعضها برامج لسطح المكتب.

{+} Rescue Time

{+} Remember The Milk

{+} Focus Booster

{+} Toggl

{+} MyLifeOrganized

{+} Forest

{+} Trello

{+} Wunderlist

{+} Todoist

هل ستبدأ من اليوم في زيادة إنتاجيتك عن طريق مهارات استثمار وإدارة الوقت؟

هل ستحافظ على صحتك لزيادة تركيزك؟

أي أدوات إدارة وتنظيم الوقت والمهام ستستعمل؟

أرجو أن تخبرني في التعليقات وأتشرف بالرد عليك ومساعدتك.